Officemanager (32-36 uur)

Functieomschrijving

Stichting 113 Zelfmoordpreventie is de nationale organisatie voor preventie van suïcide. Onze missie is een land waarin niemand eenzaam en radeloos sterft door zelfdoding. Wij zijn ervan overtuigd dat er jaarlijks suïcides voorkomen kunnen worden als suïcide beter bespreekbaar wordt en de kennis rondom suïcidaliteit toeneemt. Wij helpen mensen met suïcidale gedachten en hun naasten. Hulpvragers kunnen anoniem een beroep doen op ons online (crisis)hulpaanbod via telefoon en chat, via online therapie en zelfhulpmodules. Dit wordt gerealiseerd door bevlogen (zorg)professionals, vrijwilligers, stagiairs vanuit ons kantoor in Amsterdam Zuidoost.


De functie

Communiceren, coördineren en organiseren zijn eigenschappen die bij je passen. Heb je ervaring met secretarieel werk, affiniteit met de geestelijke gezondheidszorg en ben je toe aan een nieuwe uitdaging? Dan ben jij de Officemanager die wij zoeken!


Bij de snelle groei van de organisatie is de groei van ondersteuning achtergebleven. Daarom zijn we op zoek naar een proactief iemand die kan helpen om het administratieve ‘huis op orde’ te krijgen: een aanpakker die ervan houdt om structuur aan te brengen. Als Officemanager werk je met de managementassistent Raad van Bestuur en de bestuurssecretaris voor de Raad van Bestuur van 113. Als Officemanager werk je verder in een team met de collega’s van receptie, een collega Officemanager en een managementassistente: Jacqueline en Renata.


Je bent verantwoordelijk voor ondersteunende taken voor de Raad van Toezicht (overleg met name in de avonden[1]) en voor bestuurder, bestuurssecretaris en managementassistent Raad van Bestuur van 113. Denk hierbij aan het beheren van de agenda’s (inclusief doorplannen jaarcyclus), het voorbereiden en in kernpunten notuleren van vergaderingen, opstellen van rapportages en het bewaken van afspraken en deadlines. In afstemming met je collega’s pak je in voorkomende gevallen ook klussen op voor het MT. Daarnaast hebben ad hoc verzoeken je aandacht. Je voelt je als een vis in het water bij het snel schakelen tussen deze gevarieerde werkzaamheden en het stellen van prioriteiten.


Je houdt als Officemanager het overzicht en blijft vriendelijk in je communicatie. We verwachten van jou dat je knelpunten in de secretariaatsprocessen signaleert en actief meedenkt over hoe het beter kan. Kortom, een veelzijdige functie met verschillende taken en verantwoordelijkheden!


[1] De Raad van Toezicht vergadert ongeveer 7x p/j plenair, de commissies van de Raad van Toezicht met name in de vooravond (max. 12x p/j).

Functievereisten

Dit zoeken wij:

  • Je hebt een warm hart en een koel hoofd;
  • Je bent dienstverlenend en hebt een proactieve instelling;
  • Je beschikt over een secretariële opleiding op minimaal MBO+/ HBO- niveau en hebt minimaal 2-3 jaar werkervaring als medewerker officemanager;
  • Je hebt goede kennis van en ervaring met Office 2010 (Word, Excel, Outlook) en Teams;
  • Je kunt goed plannen & organiseren en hebt een sterk probleemoplossend vermogen;
  • Je weet hoe je prioriteiten moet stellen en je bent organisatiesensitief;
  • Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Je bent gedreven om onze missie voor de volle 100% te ondersteunen.


Dit verwachten wij:

  • Je bent zelf startend, flexibel en neemt initiatief;
  • Je steekt de handen graag uit de mouwen en bent oplossingsgericht;
  • Je bent een echte teamplayer;
  • Je bent stressbestendig;
  • Je woont in de omgeving van Amsterdam.


Dit bieden wij:

  • Een arbeidsovereenkomst voor 12 maanden op basis van 32-36 uur per week met kans op verlenging;
  • Een marktconform salaris conform de cao GGZ;
  • Salarisschaal schaal 40 (€ 1.996 - € 3.101), gebaseerd op 36 uur per week (fulltime);
  • Een betrokken werkomgeving waar oog is voor elkaar;
  • Een fijne en open werkplek binnen een snel veranderende en groeiende organisatie waarbij je veel vrijheid krijgt om mee te denken.


Jouw sollicitatie

Wil je werken in een dynamische en informele organisatie waar iedereen hetzelfde doel nastreeft? Dan komen wij graag met jou in contact. Laat hieronder jouw CV en motivatiebrief achter. Je ontvangt een automatische ontvangstbevestiging van jouw sollicitatie. 


Nog vragen?

Wil je meer weten over de functie? Neem dan gerust contact op met onze Corporate Recruiter, Joyce de Jong (woensdag niet werkzaam) via telefoonnummer 020-2053190 of recruitment@113.nl.

Acquisitie op basis van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Oprechte interesse des te meer.